In der VFD gibt es täglich unzählige Informationen, die innerhalb des Verbandes, aber auch nach außen hin kommuniziert werden. Manche sind sehr wichtig, besonders für Funktionsträger, andere wiederum nimmt man nur zur Kenntnis, um sie bei Bedarf später wieder aufzurufen.

Auf dem Weg durch die verschiedenen Ebenen können  Informationen auch durchaus "verloren" gehen, wenn sie z.B. nicht an die nächste Ebene weiter gegeben werden. Auch die Fülle der Informationen kann zum Problem werden, wenn die Empfänger sich „erschlagen“ fühlen. Der Begriff „Kommunikationsproblem“ wird häufig angeführt, wenn jemand eine Information nicht erhalten oder nicht wahrgenommen hat. Der Vorwurf richtet sich dann häufig an den Absender einer Information.

Was bedeutet denn eigentlich der Begriff Kommunikation? Wikipedia beschreibt Kommunikation (lat. communicatio, Mitteilung) als Austausch oder Übertragung von Informationen. Mit „Austausch“ ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen gemeint.

Die VFD befasst bereits sich seit einigen Jahren mit diesem wichtigen Thema, das auch im Mittelpunkt zweier Klausurtagungen stand. Als große Gemeinschaft funktioniert die VFD dann am besten, wenn alle möglichst umfassend informiert sind und sich untereinander auch austauschen können, also miteinander kommunizieren. Wieso ist es dennoch so schwierig? Wieso kommen die vielen Informationen scheinbar nicht bei den Empfängern an? Gibt es etwa zu viele Informationen?
Dieser Artikel im vfdnet von März 2015 befasst sich genau damit.

Wenn wir die Informationskanäle betrachten, die derzeit bereits zur Nutzung bereit stehen, sollte ein Informationsdefizit eigentlich überhaupt kein Problem darstellen. Informationen für Funktionsträger, Mitglieder und Interessierte werden über die vierteljährlich erscheinende Pferd&Freizeit, über die sehr aktuelle VFDnet- Webseite mit beinahe täglich neuen Artikeln, über die verschiedenen VFD Facebookseiten und schließlich noch über den Quartals-Infobrief verbreitet. Für letzteren kann sich jede/r Interessierte im vfdnet ganz einfach anmelden.  

Wer informiert sein möchte, braucht also die Informationen nur abzuholen! Denn das scheint das wirkliche Kommunikationsproblem zu sein: die in Hülle und Fülle bereit gestellten Informationen werden von den Empfängern ganz häufig nicht abgeholt! Dieses Problem kann aber nicht vom Absender gelöst werden!

In vielen Bundesdelegiertenversammlung gab es gute Ideen, wie der Austausch zwischen den vielen Ebenen der VFD gefördert und weitere Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen werden können. Einige Vorschläge sind bereits umgesetzt.

• Die Delegierten sind in ihrer wichtigen Rolle innerhalb der VFD nun sichtbarer. Alle Delegierten sind im Menüpunkt
  „Die VFD > Delegierte“ aufgeführt. Auf den Seiten der Landesverbände (sofern im vfdnet) sind die Delegierten der Landesverbände unter „Kontakte“ zu finden. Damit können die Delegierten jetzt direkt von den Mitgliedern kontaktiert werden und auch untereinander kommunizieren. Delegierte, die sich in der Liste nicht finden, wenden sich bitte an ihren Landesvorstand. 
  Die Delegierten treffen zusätzlich zu den Bundesdelegiertenversammlungen (Budels) alle zwei Monate zu informellen Videokonferenzen. Hier sollen aktuelle Themen besprochen, aber auch Beschlüsse der Budel vorbereitet werden.
• Die Landesvorstände treffen sich quartalsweise drei Mal im Jahr virtuell und im Herbst jeweils in Präsenz.Hier wird sich zu aktuellen Themen intensiv ausgetauscht. Neben den Beschlüssen des Präsidiums, sind auch die Zwischenergebnisse der in Arbeit befindlichen Projekte Thema. Wichtig sind auch die Informationen aus den Landesverbänden zu allen Satzungsthemen, insbesondere Betretungsrecht oder Pferdesteuer. Die VFD ist ein großes bundesweites Netzwerk. Daher macht es Sinn und kann auch für die regionalen Projekte von Vorteil sein, wenn die Landesvorstände in kürzeren zeitlichen Abständen Kenntnis davon erhalten, was auf „Bundesebene“ gerade vor sich geht.
• Alle Delegierten, Vorstände der Landesverbände, Beauftragte zu Fachthemen und Mitwirkende der Arbeitskreise haben Zugang zum Intranet der VFD. Neben den allgemeinen Informationen im geschützten Bereich des VFDnet, haben wir ein Arbeitstag- und Informationsportal über microsoft Teams aufgebaut. Hier kann direkt an Papieren gearbeitet werden, Informationen schnell und transparent für alle ausgetauscht werden. Zahlreiche Landesverbände nutzen dieses Angebot inzwischen auch für die Kommunikation auf Funktionärsebene, z.B. mit den Sportwarten und Beauftragten.

Unabhängig von den beschriebenen Kommunikations-Kanälen herrscht selbstverständlich ein reger individueller Austausch aller Ebenen unseres Verbandes per E-Mail oder Telefon.
Die Geschäftsstellen der Landesverbände und die Bundesgeschäftsstelle stehen als Ansprechpartner zu Verfügung.
Im Kontaktmenü der Landesverbände findet ihr eure regionalen Zuständigen. 

Nutzt die vielen Möglichkeiten innerhalb der VFD zum Austausch, zur Kommunikation!

Bildquellen: Titelfoto Lupo_Pixelio ; Dieter Schütz_Pixelio

Update Januar 2024 Link zum Original-Artikel: https://vfdnet.de/index.php/10-bundesverband/8314-information-und-kommunikation